Modul Manajemen Event

PENGERTIAN EVENT MANAGEMENT

Menurut Goldblatt (Event Management, 2013):

“Event Manajemen adalah kegiatan professional mengumpulkan dan mempertemukan sekelompok orang untuk tujuan perayaan, pendidikan, pemasaran, dan reuni, serta bertanggung jawab mengadakan penelitian, membuat desain kegiatan, melakukan perencanaan dan melaksanakan koordinasi serta pengawasan untuk merealisasikan kehadiran sebuah kegiatan.”

Dengan demikian Event Management dapat didefinisikan sebagai pengorganisasian sebuah kegiatan yang dikelola secara profesional, systematis efisien, dan efektif.

Kegiatannya meliputi konsep (perencanaan) sampai dengan pelaksanaan hingga pengawasan.

Dalam event management, semua orang harus bekerja keras dengan visi yang sama untuk menghasilkan kegiatan yang sesuai dengan harapan.

Banyak istilah penyebutan event management, antara lain :

a)       Event Organizer (EO)

b)       Production House (PH) atau Rumah produksi

c)        Communication

d)       Agency / biro jasa

e)       Panitia Pelaksana

f)        Organizing Committee

g)       Dan lain sebagainya.

•          Event Organizer terdiri dari dua kata dalam bahasa Inggris, yaitu event dan organizer.

•          Dalam bahasa Indonesia, event berarti acara sedangkan organizer berarti pengatur.

•          Jadi secara harfiah Event Organizer diartikan sebagai Pihak yang mengatur  sebuah acara.

•          Atau dapat dikatakan Event Organizer adalah :

“Usaha di bidang jasa yang secara resmi ditunjuk oleh klien untuk mengorganisasi rangkaian acara, mulai dari sisi kreatif, persiapan, pelaksanaan hingga selesai, dalam rangka membantu klien menyukseskan dan mewujudkan tujuan yang diharapkannya melalui rangkaian acara”.

PENGERTIAN EVENT ORGANIZER

EO lahir dari keinginan para pihak yang memiliki sejumlah dana. Mereka memiliki beberapa tujuan yang diharapkan dapat dicapai dengan mengadakan rangkaian acara dan tentu saja sebagai penyandang dana mereka tidak mau repot-repot untuk mengatur acara itu. Mereka cukup memberikan briefing singkat mengenai mengenai maksud dan tujuan mengadakan acara, sementara bentuk kreatif acara dan eksekusi diserahkan pada EO

PERAN EVENT ORGANIZER

•          Dalam kegiatan sebuah event, EO mempunyai peranan yang sangat penting. Yaitu membantu mewujudkan tujuan yang diharapkan pemilik dana (biasa disebut sebagai klien).

•          EO melalui rangkaian acara, mulai dari proses penciptaan konsep, persiapan tempat, perizinan, perlengkapan pendukung, artist & talent, dokumentasi, hingga jalannya acara dan jika diperlukan sampai pada publikasi acara di media massa.

ELEMEN-ELEMEN EVENT

1.       Why

Berkaitan dengan tujuan yang  akan       dicapai dalam acara ini, khususnya dalam memenuhi kebutuhan dan keinginan khalayak.

2.       Who 2

Berkaitan dengan setiap personal yang akan  terlibat dalam kegiatan ini, juga berhubungan dengan target sasaran, kelompok usia, jenis kelamin, pendidikan dan gaya hidup.

3.   Where

        Berkaitan dengan tempat penyelenggaraan acara yang paling tepat untuk khalayak sasaran, hal ini memiliki pengaruh pada atmosfir suasana pertunjukkan yang akan digelar untuk mempengaruhi emosi penonton.

4.   When

        Berkaitan dengan waktu yang paling tepat untuk penyelengaraan acara dan juga mempertimbangkan adanya fleksibilitas atau kelonggaran yang dihubungkan dengan waktu untuk penelitian dan persiapan.

5.   What

        Berkaitan dengan bagaimana mengemas event ini agar menarik bagi khalayak sasaran, terdiri dari nama atau jenis acara, isi program dan elemen yang dibutuhkan

POSISI EO

POSISI EO DI ANTARA 5 P

Dalam sebuah kegiatan event tentunya terdapat keterlibatan beberapa pihak yang terdiri dari 5 P. Dari ke-5 unsur P ini akan terlihat posisi sesungguhnya dari event organizer. Ke-5 P itu adalah :

1.                 1. Penyandang Dana

       Merupakan pihak yang mengeluarkan dana untuk pelaksanaan suatu program.

2.                  2. Pelaksana

Di sinilah posisi dan peran EO yang sesungguhnya. Pelaksana harus bekerja keras untuk mewujudkan impian dan kepuasan semua pihak (menjadi pusat dari seluruh pihak yangada) sehingga pelaksana memiliki posisi yang sangat vital dan strategis.

3. Penampil

Merupakan salah satu kunci daya tarik suatu program. Semua jenis program sangat tergantung pada para penampilnya. Pengisi acara kunci bias berupa Guest Star, MC, dan sebagainya yang sudah banyak dikenal.

4. Penonton

Baik membayar atau gratis, pesta kecil di rumah sampai tingkat lomba F1, faktor penonton adalah salah satu tolak ukur kesuksesan event.

5. Pengamat

Pengamat bisa berasal dari kalangan pers di mana pengamat memiliki pengaruh sebagai humas atau PR secara tidak langsung.

Jenis-Jenis event  berdasarkan jenis ukuran dan besarnya

Berdasarkan jenis ukuran besarnya sebuah acara, event dibedakan menjadi 3, yaitu:

1.       Mega Event, adalah event yang sangat besar, memberikan dampak ekonomi yang besar pada masyarakat sekitar atau bahkan pada negara penyelenggara

dan diinformasikan serta diliput melalui tayangan berbagai media. Biasanya event ini terselenggara setelah dilakukan Bidding (kompetisi antara beberapa organizer untuk menjadi penyelenggara). Contoh : Piala Dunia

2. Hallmark Event, identik dengan karakter atau etos dari suatu wilayah, kota atau daerah di suatu tempat. Bersifat regional di suatu daerah tertentu. Contoh : Rio Karnaval, yang dikenal sebagai ekspresi dari Amerika Latin, yang memberikan energi pada kota Rio de Jeneiro.
3. Major Event, merupakan event yang secara ukuran mampu menarik media untuk meliput, menarik sejumlah pengunjung yang besar dalam kurun waktu periode tertentu untuk menghadiri event tersebut dan memberikan dampak peningkatan ekonomi secara signifikan. Contoh : PRJ (Pekan Raya Jakarta).

Jenis-Jenis event  berdasarkan jenis penyelenggaraannya:

1.       Olahraga

                                        - Pertandingan profesional

                                        - Kompetisi Peringkat

                                        - Pertandingan persahabatan / eksibisi

                                        - Lomba-lomba

2.       Seni

                                        - Pementasan / pergelaran profit oriented

                                        - Pementasan / pergelaran program acara

                                        - Non profit

                                        - Institusional / privat

                                        - Lomba / festival

                                        - Pentas eksebisi / apresiasi

3. Topik Wicara

                                        - Diskusi                                               - Talk Show

                                        - Seminar                                            - Variety Show

                                        - Sarasehan                                      - Presentasi

                                        - Dialog

4. Pameran

                                        - Pameran komoditas perdagangan

                                        - Pameran Seni

5. Pribadi

                                        - Pesta pernikahan          - syukuran

                                        - Pesta Ulang tahun        - Pesta peringatan pribadi

KAITAN HUMAS DENGAN EVENT

Menyelenggarakan acara atau kegiatan khusus (special event) dalam humas merupakan salah satu kiat untuk menarik perhatian media pers dan umum terhadap perusahaan atau produk tertentu yang akan ditampilkan dalam acara tersebut.

Di sisi lain, kegiatan special event dari humas atau PR tersebut diharapkan mampu memuaskan pihak-pihak lain yang terlibat atau terkait untuk berperan serta dalam suatu kesempatan pada acara khusus humas, baik untuk meningkatkan pengetahuan (knowledge), pengenalan (awareness), maupun upaya pemenuhan selera (pleasure) dan menarik simpati atau empati sehingga mampu menumbuhkan saling pengertian bagi kedua belah pihak

FUNGSI EVENT

Arti penting event bagi perusahaan adalah sebagai suatu media efektif dalam membangun good will publik kepada perusahaan, yaitu :

1. Loyalitas konsumen : event untuk konsumen
2. Membangun kebanggan dan motivasi kerja : event untuk karyawan

Membangun dukungan komunitas / masyarakat luas

Perencanaan Event

KEGIATAN PERENCANAAN EVENT

Mengapa perlu diadakannya perencanaan event?

Karena perencanaan merupakan salah satu bagian sangat penting dari sebuah event manajemen.

Hal ini dilakukan karena kegiatan perencanaan event berfungsi agar kegiatan konferensi dan event dapat terarah bagi pencapaian tujuan, yang terlaksana secara efektif dan efisien.

Berdasarkan pengalaman di lapangan, ada beberapa keluhan yang selalu terdengar menyangkut pelaksanaan konferensi dan event, yaitu :

1. Potensi minimnya jumlah peserta
2. Sulit untuk mengubah kondisi antara surplus dan rugi.
3. Kurangnya perencanaan anggaran
4. Minimnya interaksi sesama anggota      panitia pelaksana
5. Publikasi yang terbatas
6. Jika konferensi dan event ini melibatkan             perusahaan profesional planner/organizer, maka, seringkali muncul keraguan mengenai       wilayah kerja planner/organizer yang disebabkan kekurangpahaman mengenai fungsi sebuah  planner/organizer.

Berdasarkan penjelasan di atas maka, perencanaan dalam manajemen konferensi dan event minimal menyangkut berbagai bidang berikut:

1. Seleksi tempat                                                9. Reservasi Hotel
2. Layanan manajemen secara umum         10. Pelayanan Perjalanan
3. Administrasi keuangan
4. Manajemen makalah
5. Registrasi
6. Promosi
7. Publikasi
8. Manajemen program pameran

S.W.O.T

Dalam melakukan sebuah perencanaan event, yang pertama harus dilakukan adalah memperhatikan kekuatan (strenght) dan Kelemahan (Weakness)  sebelum event tersebut dilakasanakan.

Apabila kelemahan-kelemahan itu lebih banyak daripada kekuatan-kekuatannya  maka harus dipertimbangkan dengan seksama apakah harus menunda atau tidak dilaksanakan event tersebut

•          Sementara peluang (opportunities) dan ancaman (threats) terhadap event biasanya baru muncul pada saat atau sesudah event berlangsung.. Peluang adalah segala faktor yang membawa manfaat atau memberikan keuntungan bagi event tanpa ada upaya  tambahan atau investasi oleh penyelenggara.

•          Ancaman adalah segala faktor yang menghambat penyelenggaraan untuk mengembangkan potensi secara maksimal.

CONTOH S.W.O.T

Strenght :

a)      Unik dan belum pernah dilakukan sebelumnya

b)      Menghadirkan bintang tamu dan selebritas yang andal dan terkenal.

c)       Strategis untuk memengaruhi khalayak

d)      Dikemas dengan teknik modern yang kreatif dan inovatif.

e)      Adanya publikasi sebelum, selama dan setelah acara.

Weaknes :

a)      SDM tidak tersedia sehingga harus mencari pihak luar

b)      Tidak mampu menjangkau khalayak tertentu.

c)       Memerlukan biaya yang besar

d)      Kurang diminati media massa

      

        Opportunity :

a)      Dukungan dari pihak Sponsor

b)      Dukungan dari pemerintah, lembaga non profit atau perusahaan swasta

c)       Dukungan dari pihak media massa

d)      Dukungan yang luar biasa dari khalayak.

        Threat :

a)      Tawuran antar penonton

b)      Gangguan teknis

c)       Batalnya bintang tamu.

Contoh : Konsep Bagan Perencanaan Kronologis

TOR & Preliminary Proposal

•          Pra-Proposal/Prelimenary Proposal merupakan proposal yang belum tuntas dikemas penampilannya. Penggunaannya tidak hanya untuk keperluan internal tetapi juga sudah dapat diajukan sebagai proposal tahap awal kepada pihak-pihak tertentu, tetapi belum dapt ditampilkan sebagai penawaran resmi ataupun untuk dijadikan Sales Kit.

•          Sebuah Pra-proposal sudah dapat memberikan gambaran cash flow perusahaan dalam satu tahun mendatang, apabila semua event yang direncanakan sudah disusun dalam format Pra-proposal.

•          Pra-Proposal juga dapat dijadikan sebagai penyusunan sales kit maupun informasi yang akan disebarluaskan untuk keperluan Public Relations di media Massa.

PEMBIAYAAN EVENT

Pedoman Pengelolaan keuangan event

Apapun jenis event yang akan diadakan dan seberapapun besarnya, sangat diperlukan sebuah perencanaan dalam mengelola keuangan event.

Faktor penting yang harus diperhatikan di bidang anggaran adalah :

Penyusunan anggaran harus realistis dan dalam proses menuju pada pelaksanaan memiliki kecenderungan terjadinya kenaikan biaya anggaran dan memungkinkan terjadinya biaya tidak terduga.

•         Dalam penyusunan anggaran dibutuhkan sebuah kontrol ketat yaitu : Menahan laju kenaikan biaya anggaran dan biaya tidak terduga, sekaligus mengontrol anggaran yang memiliki peluang untuk diturunkan atau efisiensi sehingga tercipta balance anggaran yang terkontrol.

•         Sehingga dalam penyusunan anggaran dibutuhkan Plan A diikuti Plan B, Plan C dan Plan D untuk mengantisipasi melonjaknya biaya yang telah tersusun.

Pembagian Pembiayaan Event

Berdasarkan urutan waktu pengeluaran biaya dalam sebuah event terbagi atas :

1. Cost Before Event

Biaya yang dikeluarkan sebelum event dimulai misal : Uang Muka biaya sewa ruang, Biaya Promosi, Biaya Pemasaran, dsb

2. Cost During Event

Biaya yang dikeluarkan pada saat berlangsung pameran. Seperti, konsumsi, transportasi, akomodasi, honor pengisi acara, dsb.

3. Cost After Event

Biaya yang dikeluarkan sesudah event berlangsung umumnya untuk pelunasan, namun juga biaya-biaya yang harus dikeluarkan, seperti : biaya pemberitaan media, penambahan fasilitas dsb.

Seni Mengontrol Anggaran

1. Mengatur “termin” pembayaran, harus disesuaikan dengan kondisi keuangan yang ada. tidak boleh melakukan melakukan pembayaran tanpa perhitungan.
2. Down Payment atau uang muka adalah faktor penting dan bagian strategi mengatur keuangan. Sedangkan pelunasan harus mengacu pada jadwal pemasukan uang dari sponsor, penghitungan tiket dan sumber-sumber lainnya.

Beberapa hal yang dapat diatur dengan variasi “termin” pembayaran, antara lain :

1. Pembayaran pada tahap awal (pertama)

         a. Perizinan

         b. Uang Muka sewa tempat

         c. Uang Muka penampil

         d. Uang Muka perlengkapan panggung, dekorasi, tenda, dan sebagainya

         e. Uang Muka Soundsystem

         f.  Biaya Komunikasi & Transportasi

2.   Pembayaran lunas sebelum pelaksanaan acara :

     a. Honor penampil

     b. Konsumsi

     c. Honor Keamanan

     d. Biaya Publikasi pers

     e. Biaya pajak Tontonan

3.   Pembayaran lunas setelah selesai acara maksimal 3 hari :

 a. Honor petugas operasional

 b. Honor LO (Liasion Officer) VO (Volunteerr Officer)

 c. Biaya dokumentasi

4.   Pembayaran lunas :

     a. Akomodasi Hotel

     b. Biaya Sewa Kendaraan

Membuat Proposal Event

Penyusunan Proposal

Menyusun sebuah proposal adalah hasil kajian metodologi. menulis proposal yang benar dan baik, dipadukan dengan hasil seni imajinasi.

Agar dapat menyediakan informasi yang memadai sesuai kebutuhan calon sponsor, sebuah proposal harus mengandung hal-hal berikut :

1.    Gambaran umum

memberi gambaran mengenai organisasi Anda dan manfaat yang dapat Anda tawarkan kepada sponsor.

2.    Rincian Event / Properti

Lembar informasi yang berisi daftar tanggal, jam, lokasi, proyeksi jumlah dan profil pengunjung, harga tiket, jumlah keanggotaan dan sebagainya – semuanya berkaitan dengan data keras / jumlah (kuantitatif). Informasi yang disediakan di sini bervariasi, tergantung pada jenis acara yang diselenggarakan

3.    Rencana Pemasaran

Rencana pemasaran yang telah Anda susun dicantumkan di bagian ini. Rencana tersebut menjelaskan bagaimana Anda akan memasarkan event Anda, nilai dari semua komponen pemasaran, media yang akan Anda gunakan, dan rencana publikasi.

4.    Riset Pasar

Untuk mendapatkan sponsor, Anda harus memiliki informasi menyeluruh mengenai pasar sasaran Anda, paling tidak profilnya - siapa mereka, tingkat pendidikan mereka, di mana mereka tinggal, dan sebagainya. Tentu ini diperoleh dari riset

5.    Pendorong

Agar sponsor yakin atas manfaat yang Anda tawarkan, tampilkan bukti manfaat yang telah diperoleh oleh sponsor pada acara yang telah Anda selenggarakan sebelumnya.

6.    Paket Manfaat

Tampilkan beberapa manfaat yang ada dalam daftar inventaris manfaat kepada calon sponsor Anda. Gunakan tanda bullet untuk masing-masing manfaat. Untuk mempermudah pemahaman calon sponsor, Anda juga dapat mengelompokkan manfaat tersebut ke dalam kategori yang telah ditetapkan dalam daftar inventaris manfaat

7.    Investasi

Dalam bagian ini Anda harus merinci semua bentuk investasi yang dapat dikontribusikan oleh sponsor. Investasi tersebut dapat berbentuk :

a.      Uang tunai

b.       jasa atau barang

c.       dukungan promosi yang secara langsung menguntungkan organisasi Anda

Dalam bagian ini masukkan batas tanggal pelunasan pembayaran berikut insentif yang Anda tawarkan

      Tujuan Utama Pembuatan Proposal

Adapun tujuan utama dari pembuatan proposal event  adalah untuk menjelaskan konsep dan ide dasar dari event yang akan dibuat secara mendetail sebagai upaya untuk meyakinkan calon klien bahwa konsep itu ditawarkan dengan banyak kelebihan sehingga calon klien diharapkan memilih konsep anda.

Proposal Ringkas

Proposal ringkas merupakan proposal yang terdiri dari 2-3 halaman yang berisi ikhtisar acara, audiens sasaran, pemasaran, strategi promosi, dan manfaat utama yang ditawarkan. Cara ini merupakan cara yang efektif untuk mengundang minat calon sponsor. Jangan lupa cantumkan nomor kontak Anda agar mudah dihubungan oleh calon sponsor.

Sebagai pedoman, jumlah halaman sebuah proposal minimal 4 – 5 halaman sedangkan maksimalnya 12 halaman, lebih dari itu, proposal Anda tidak akan disentuh oleh calon sponsor.  Selain itu, proposal harus mudah dan cepat dibaca.

Menetapkan Harga

Menetapkan harga merupakan bagian paling sulit sekaligus paling vital. Pertama dan terpenting, biaya total harus sedikit lebih mahal daripada bila sponsor menjalankan acaranya sendiri.

Proposal Anda harus dapat membuktikan bahwa sponsor akan lebih untung berinvestasi pada sponsorship dari pada kalau beriklan. Nilai keuntungan lebih tersebut kira-kira 150% sampai 200%. Karena ada kecenderungan perusahaan akan tetap bertahan pada zona nyaman dengan beriklan.

Satu hal yang amat penting adalah jangan beberkan rencana biaya pengeluaran Anda, karena akan merusak citra dan mengindikasikan Anda lebih mementingkan kebutuhan Anda sendiri daripada harga diri organisasi.

Menghitung harga sponsor

Selisih antara biaya penyediaan manfaat dengan harga sponsorship adalah keuntungan (atau kerugian) Anda.

        Biaya untuk penyediaan manfaat yang ditawarkan

        + Biaya staf dan administrasi

        + Biaya penjualan

        + Biaya pelayanan

        = Biaya total

Contoh Pembuatan Proposal Event

Pada Proses pembuatan proposal diawali dengan :

1. Briefing Klien

•       Misal : Calon klien adalah perusahaan internasional,  produsen alat-alat kesehatan kelas dunia yang memiliki cabang dibanyak negara termasuk Indonesia.

•       Salah satu produknya adalah alat pelangsing dan penghilang lemak di perut.

•       Pada awal peluncuran untuk pertama kalinya produk ini menjadi bestseller di antara produk-produk lain diperusahaan itu. Tetapi saat ini penjualannya mengalami stagnasi dan bertahan di level tertentu.

•       Jadi perusahaan ingin mengadakan acara agar alat itu kembali menjadi bestseller dan penjualannya meningkat.

2. Brainstorming (curah gagasan) antar anggota tim.

•    Tim inti berdiskusi setelah sebelumnya dibahas mengenai briefing calon klien, pengayaan materi produk, pasar sasaran produk mulai dari level ekonomi, kebiasaan dan gaya hidup hingga proses uji produk.

3. Proposal

•       Tidak ada aturan baku bahwa isi proposal event harus seperti yang dicontohkan tetapi rata-rata memiliki pola yang sama.

Contoh Pembuatan Proposal Event

Isi proposal biasanya terdiri dari :

      a. Latar Belakang

      b. Tujuan

      c. Sekilas pasar sasaran

      d. Tema Acara

      e. Implementasi tema acara

      f.  Mekanisme rangkaian acara

      g. Pendukung Acara/ Talent

      h. Set Panggung, dan sebagainya.

Sponsorship

Kegiatan Event Organizer

Melihat dari sumber pendanaan, kegiatan EO dapat dibagi 2 yaitu :

1. Job Order

EO mendapatkan penugasan untuk menyiapkan sebuah acara dan biasanya pendanaannya tidak menjadi masalah karena si pemberi tugas sudah menyiapkannya.

2. Make Job

Perusahaan EO yang menciptakan kreativitas atau inovasi sendiri, sehingga mereka harus menyiapkan pendanaan awal. Disinilah sponsorship sangat diperlukan.

Peran sponsor  adalah sebagai sumber dana dan mitra dalam kegiatan EO dan biasanya ada hubungan saling menguntungkan antara Sponsor dengan EO.

Sponsorship

M. Linggar Anggoro mendefinisikan sponsor adalah penyediaan dukungan finansial untuk suatu acara, subjek, kegiatan, lembaga, atau individu yang dianggap memang pantas menerimanya.

Sponsorship adalah menciptakan kerja sama saling menguntungkan antara organisasi dengan perusahaan sponsor.

Apabila sponsorship dipilih berdasarkan manfaat dari besarnya eksposur atau kemewahan acara, para sponsor selalu dapat memilih acara (event) lain yang diselenggarakan oleh pesaing Anda.

Karena itu penyelenggara event  tidak dapat mengandalkan pendapatan dari sponsor. Model baru dari sponsorship didasarkan pada kemitraan. Sponsorship yang didasarkan kemitraan mampu memberikan beragam jenis hasil yang menyebabkan sponsor manapun sulit untuk meninggalkan kerja sama kemitraan ini.

Pendekatan untuk pengembangan sebuah program sponsorship yang bersahabat dengan organisasi :

Ø   menjaga komunikasi dengan para staf dan atasan

Ø   mendidik semua pihak yang berkepentingan dalam organisasi

Ø   menyediakan laporan perkembangan, laporan studi kasus, dan lain-lain untuk staf  membentuk tim sponsorship

Paket Sponsorship

•         Dalam pengertian yang luas, sponsor dapat di bagi menjadi :

1. Sponsor Substitusi, yaitu pertukaran tanpa adanya aliran dana masuk ke panitia, misal Media partner.

2. Sponsor dana langsung, yaitu sponsor yang terikat kontrak dengan pihak penyelenggara konferensi dan  event dengan menyerahkan dana sponsor dengan     kompensasi-kompensasi yang diatur dalam sponsoship.

3. Sponsor Kerjasama

•         Penyusunan paket sponsor menjadi bagian dari strategi pemasaran sponsorship yang memiliki peran sangat penting.

•         Sebuah paket yang baik adalah mempertimbangkan keseimbangan antara produk dan satuan harga yang ditetapkan untuk masing-masing produk atau paket yang ditawarkan.

Paket sponsor konfrensi dan event scientific biasanya dapat dibagi ke dalam dua kategori sponsorship, berdasarkan besar, kecilnya dana sponsor yang harus disediakan pihak sponsor dan jenis paket program yang di jual kepada sponsor.

       1. Sponsor berdasarkan levelnya : Sponsor emas, sponsor perak, sponsor perunggu.

        2. Sponsor additional: yang ditawarkan adalah jenis sesi atau program dalam konferensi dan event tersebut.

Strategi Mendapatkan Sponsor

Salah satu konsep diselenggarakannya event adalah dapat menarik sponsor untuk membiayai event, maka ada beberapa hal yang harus diingat bahwa sponsor yang potensial harus mendapatkan keuntungan dari event yang diselenggarakan, diantaranya adalah :

1.                  Event yang diselenggarakan dan sponsor harus sama-sama memiliki pangsa pasar yang sama

2.                  Adanya media yang akan mengekspos event yang diselenggarakan

3.                  Keuntungan publisitas dan Public Relations apa yang akan didapat oleh sponsor

4.                  Keuntungan langsung apa yang akan di dapat oleh sponsor di samping pemberitaan melalui media, misal : mendapatkan tempat khusus dalam jamuan makan malam, gratis tiket masuk bagi sponsor.

Hal ini menunjukkan bahwa tanpa dapat mengungkapkan keuntungan apa saja yang akan di dapat oleh perusahaan menjadi sponsor event, maka akan sulit mendapatkan sponsor tersebut.

Pemberi sponsor tidak hanya melihat keuntungan langsung saja tetapi juga event yang di selenggarakan harus mampu meningkatkan citra yang akan di bangun event terhadap organisasi pemberi sponsor.

Komposisi Sponsor Media

1. Melakukan kerjasama promosi dengan media, baik cetak/koran, radio, majalah maupun televisi.
2. Sebelum melakukan kerjasama barter publikasi, diperlukan pengetahuan tentang spesifikasi produk dan tarif space/ruang iklan/spot iklan dari masing-masing media.
3. Untuk Koran/surat kabar istilah satuan ruang iklan di surat kabar adalah MILIMETERKOLOM atau mmk.
4. Dihitung dari baris kiri ke kanan disebut kolom dikalikan dengan panjang pendek dari atas ke bawah disebut milimeter, ukuran iklan misalnya 2 kolom x 100 mm (10 cm) = 200 mmk.
5. Semua surat kabar menerapkan sistem perhitungan ini, yang membedakan adalah jumlah maksimal kolomnya (panjang dalam sentimeter) sesuai dengan ukuran luas korannya harga tarif iklan.
6. Untuk Koran/surat kabar istilah satuan ruang iklan di surat kabar adalah MILIMETERKOLOM atau mmk.
7. Dihitung dari baris kiri ke kanan disebut kolom dikalikan dengan panjang pendek dari atas ke bawah disebut milimeter, ukuran iklan misalnya 2 kolom x 100 mm (10 cm) = 200 mmk.
8. Semua surat kabar menerapkan sistem perhitungan ini, yang membedakan adalah jumlah maksimal kolomnya (panjang dalam sentimeter) sesuai dengan ukuran luas korannya harga tarif iklan.
9. Untuk Radio dan TV menerapkan sistem tarif spot iklan untuk durasi 30 detik dan 60 detik.
10. Untuk radio ada istilah ad lips yaitu announce oleh penyiar langsung. Sedangkan untuk TV masih ada variasi lain misalnya insert, bumper in, bumper out, running text tapi yang biasanya untuk barter adalah spot TVC (commercial) 30 second atau 60 second, running text dan liputat berita saja.

Contoh Penghitungan  Barter Promosi

1. Kerjasama dengan surat kabar

      - Tarif iklan display BW (Black & White) Rp. 10.000/mmk

      - Tarif iklan display FC (Full Colour) Rp. 15.000/mmk

1. Barter yang kita ajukan

•         Pemasangan iklan display BW ukuran 2 kolom x 200mm

•         Diskon 80 % sebanyak 2 kali muat, artinya kita untuk  membayar sebesar 20 % plus PPN 10 %

•         perhitungannya : 2 kolom x 200 mm = 400 mmk, tarif umum : 400 mmk x Rp. 10.000 = Rp. 4.000.000 + PPN 10 % (Rp. 400.000)= Rp. 4.400.000/muat x 2 kali muat = Rp. 8.800.000,-

•         Diskon 80 % (Rp. 3.200.000) dari Rp. 4.000.000/muat = Rp. 800.000 + PPN 10 % (Rp. 80.000) = Rp. 880.000/muat x2 = Rp. 1.760.000 (harga inilah yang harus kita bayar bila pihak pengelola surat kabar setuju)

2.  Kerjasama dengan Radio

•         Tarif spot iklan           Rp. 10.000/60 detik

•         Tarif Ad-lips                Rp. 15.000/ tayang

1. Barter yang kita ajukan

•         pemutaran spot iklan 60 detik, 10 kali perhari, selama 12 hari, barter full promosi artinya kita mengajukan untuk dapat full barter

•         Perhitungannya : Rp. 10.000 x 10 kali perhari = Rp. 100.000 x 12 hari = Rp. 1.200.000

b. Kontraprestasi untuk surat kabar

ü  Logo tercantum pada Backdrop acara

ü  Logo tercantum pada leaflet 2000 eksemplar

ü  Logo tercantum pada poster 1000 eksemplar

ü  Logo tercantum pada iklan promosi media cetak

ü  Logo tercantum pada Baliho 2 unit

ü  Logo tercantum pada booklet acara 2000 eksemplar, ¼ halaman FC

ü  Hak pemasangan Banner Promosi 3 buah di dalam gedung acara.

ü  Hak memasang umbul-umbul di luar gedung acara sebanyak 10 buah

ü  Penyebutan oleh pembawa acara

ü  Logo pada program Multimedia

Etika Sponsorship

Pada saat melakukan kerjasama dengan sponsor ada beberapa hal yang harus diperhatikan :

   1. Sesuaikan sponsor yang dituju dengan

       event yang akan dilaksanakan.

   2. Buat perjanjian untuk bertemu.

   3. Patuhi kesepakatan-kesepakatan yang

       telah dibuat oleh sponsor.

PUBLIKASI DAN PROMOSI EVENT

Publikasi dan Promosi

•    Publikasi dan promosi dalam penyelenggaraan event adalah kegiatan yang paling penting.

•         Dengan adanya promosi yang direncanakan dengan baik, tujuan untuk menarik minat calon peserta dan mendatangkan pengunjung/pembeli yang sesuai dapat dipenuhi

Langkah-langkah dalam perencanaan promosi

1. Mengidentifikasikan pendengar sasaran

2. Menentukan tujuan komunikasi / promosi

3. Merancang pesan

4. Memilih saluran komunikasi

5. Menentukan anggaran promosi total

6. Memutuskan bauran promosi (iklan, promosi penjualan, PR dan organisasi penjualan).

7. Pengukuran hasil-hasil promosi

8. Mengelola dan mengkoordinasi proses komunikasi pemasaran

Metode Promosi

1. Iklan

2. Promosi Penjualan

3. Penjualan pribadi / Kewiraniagaan

4. Hubungan Masyarakat / Publisitas

Iklan

•         Untuk melakukan kegiatan ini dapat dilakukan melalui below the line atau above the line.

•         Above the line : Media cetak, Media elektronik (Radio dan TV).

•         Below The Line : Billboard, Spanduk, Giant Banner, Katalog, Brosur/ selebaran

Sales Promotion

•         Untuk menunjang sebuah event, pengunjung dapat diberikan hal-hal sbb :

            1. Diskon khusus

            2. Entertaiment/Hiburan

            3. Pameran, dengan membuka stand

Public Relations

•         Kegiatan Public Relations (PR) biasanya digunakan oleh Event Organizer yang ingin menyelenggarakan event berskala besar.  Bentuk-bentuk kegiatannya adalah sbb :

           

Kegiatan Public Relations dalam Event

1.   Press Release & Konferensi Pers

Mengundang Wartawan untuk menghadiri acara yang diselenggarakan, fungsinya adalah untuk memberikan informasi kepada para wartawan yang diharapkan dapat disebarluaskan kepada masyarakat.

2. Donasi

Mengadakan event yang sebagian hasilnya akan disumbangkan atau sebagai dana sosial.

Bentuk Promosi Efektif

1. Membuat brosur untuk mencari peserta yang berisikan tema, waktu, tempat, denah stand, keuntungan-keuntungan  (point selling) yang akan diperoleh jika calon pengunjung hadir dalam event
2. Membuat iklan di media cetak & elektronik
3. Untuk event skala besar biasanya diadakan konferensi pers.
4. Membuat undangan khusus kepada target pengunjung potensial
5. Membuat direct mail
6. Iklan melalui internet/ website
7. Poster
8. Spanduk-spandk promosi
9. Stiker Promosi
10. Souvenir Promosi
11. Balon udara
12. Billbard
13. Baliho
14. Umbul-umbul Promosi / Hanging Banner
15. Katalog Pameran
16. Promosi Media Lokal.

Strategi Media Promosi

•         Media promosi di atas dapat dibuat sebelum atau bersamaan kita membuat proposal untuk ditunjukkan kepada orang-orang yang berkompeten.

•         Hal-hal penting dalam merencanakan desain grafis antara lain :

            1. Memuat gambar ilustrasi yang sesuai    

                dengan tema event.

2. Menampilkan wajah artis atau nama-nama penampil secara mencolok dan kontras dengan warna dasar

3. Menampilkan informasi tempat, waktu pelaksanaan dan harga tiket tanda masuk

4. Menampilkan logo-logo calon sponsor

Dalam membuat desain, kita perlu mendalami segmen pasar event. Misal, jika event yang diadakan adalah untuk golongan usia 30 tahun maka, komposisi warna-warna yang digunakan dalam desain berupa warna-warna soft, pastel

Dari beberapa bentuk publikasi untuk memasarkan sebuah event, berikut adalah contoh bentuk publikasi event yang dapat ditawarkan kepada pihak sponsor:

1. Poster coming soon
2. Poster acara
3. Spanduk
4. Ticket
5. Wall of fame

  

Bidding, Negosiasi & Lobby Sponsor

Bidding

•          Bidding  (tender) merupakan kegiatan mengikuti undangan untuk memenangkan sebuah konferensi dan event ke suatu negara. Contoh : olimpiade, sea games

•          Bidding dapat dibagi menjadi 2 yaitu :

                                                1.  Bidding international

                                                2.  Bidding nasional.

NEGOSIASI

Ø  Penetapan keputusan secara bersama dimana pihak-pihak yang terlibat memiliki preferensi yang berbeda. 

Ø  Suatu cara untuk menetapkan keputusan yang dapat disepakati dan diterima oleh dua pihak dan menyetujui apa dan bagaimana tindakan yang akan dilakukan di masa mendatang.

Karakteristik utama negosiasi:

1. Senantiasa melibatkan orang. Baik sebagai individual, perwakilan organisasi atau perusahaan, sendiri atau dalam kelompok;
2. Memiliki ancaman terjadinya atau di dalamnya mengandung konflik yang terjadi mulai dari awal sampai terjadi kesepakatan dalam akhir negosiasi;
3. Menggunakan cara-cara pertukaran sesuatu. Baik berupa tawar menawar (bargain) maupun tukar menukar (barter);
4. hampir selalu berbentuk tatap-muka –yang menggunakan bahasa lisan, gerak tubuh maupun ekspresi wajah;
5. negosiasi biasanya menyangkut hal-hal di masa depan atau sesuatu yang belum terjadi dan kita inginkan terjadi;
6. dari negosiasi adalah adanya kesepakatan yang diambil oleh kedua belah pihak, meskipun kesepakatan itu misalnya kedua belah pihak sepakat untuk tidak sepakat.

NEGOSIASI SPONSOR

Sasaran dari proses negosiasi adalah mencapai kesepakatan saling menguntungkan bagi semua pihak yang terlibat.

Ada sejumlah aturan yang membuat negosiasi sponsorship jauh lebih mudah :

1.  Negosiasi antarkawan
2.  Tentukan batas minimal keuntungan Anda
3.  Merahasiakan sesuatu
4.  Jangan ‘lapar ‘order
5.  Tetaplah bersabar, apa pun kendalanya
6.  Bersiaplah untuk menjauh

STRATEGI MENGGAET SPONSOR

Ada beberapa hal penting yang harus dipersiapkan untuk dapat menggaet sponsor, antara lain :

1. Berkas surat permohonan kerja sama dan proposal yang baik. Alamat tujuan lengkap dan tidak boleh salah.
2.  Penampilan yang rapi, bersih dan segar setiap kali menemui calon sponsor.
3.  Pengetahuan dan wawasan yang luas, khususnya mengenai event yang akan digelar.
4. Serahkan langsung kepada Pejabat Pemegang Keputusan dari perusahaan sponsor tujuan. Hal ini memang tidak mudah, temui sekretaris, ajak dialog, buat dia terkesan dan serahkan berkas, kartu nama, catat nama dan nomor telp. Serta tanyakan kapan anda dapat menemui pejabat itu.
5. Tekun. Lakukan upaya memasukkan berkas dan permohonan kerja sama itu tanpa lelah.
6. Siapkan draft berkas kontrak atau naskah kerja sama atau naskah kesepakatan yang memuat antara lain bentuk kontraprestasi yang diberikan, tahap-tahap pembayaran dana sponsor dan lainnya

Yang perlu diperhatikan EO

Selain itu, EO harus mengetahui hal-hal apa saja yang

pemberi Sponsor, diantaranya adalah :

1. Tujuan penyelenggaraan event untuk mendapatkan sponsor
2. Peraturan tentang sponsor yang perlu diikuti oleh EO, karena setiap peraturan yang berbeda tentang sponsor
3. Penetapan tingkatan sponsor, misalnya sponsor tunggal, utama dan pendukung.
4. Tipe sponsor yang cocok untuk event yang diselenggarakan dan biasanya dibuat sesuai tema event.
5. Bagaimana rencana sponsor ditetapkan. Hal ini akan berhubungan dengan penetapan sponsor yang terlibat.
6. Nilai yang ditetapkan untuk jenis barang atau jasa yang akan diberikan.
7. Apa keuntungan pemberi sponsor apabila mengikuti event tersebut.
8. Siapa yang akan menyetujui pemberian sponsor dari pihak perusahaan pemberi sponsor.

DAFTAR PUSTAKA

1.    Any Noor. 2009. “Manajement Event”. Penerbit Alfabeta, Bandung.

2.    Iqbal Alan Abdullah. 2009. ”Manajemen Konferensi dan Event”. PT Gadjah Mada University Press, Jakarta

3.    John E. Kennedy.2009. “Manajemen Event”. PT Bhuana Ilmu Populer Kelompok Gramedia, Jakarta

4.    KRMT. Indro ‘Kimpling’ Suseno. 2006. “Cara Pinter Jadi Event Organizer”. Galangpress (Anggota IKAPI), Yogyakarta.

5.    KRMT. Indro ‘Kimpling’ Suseno. 2006. “Cara Pinter Mengelola Keuangan Event Organizer”. Galangpress (Anggota IKAPI), Yogyakarta.